Менеджер по оптимизации

Должностная инструкция специалиста по оптимизации бизнес-процессов

721 Общие положения

1.30 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР XXX, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

1.31 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

1.32 Переименование, ликвидация должности Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

1.33 Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР непосредственно подчиняется Руководителю Группы оптимизации бизнес-процессов.

1.34 У Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР подчиненных нет.

1.6 На время отсутствия Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР его замещает другой Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР или Ведущий специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР.

722 Цели и должностные обязанности

722.1 Деятельность Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР направлена на достижение следующих целей:

722.1.1 Развитие и поддержание методологии моделирования и регламентации бизнес-процессов в Компании;

722.1.2 Систематизация базы знаний о бизнес-процессах Компании;

722.1.3 Сопровождение процессов моделирования и регламентации бизнес-процессов;

722.1.4 Регламентация деятельности Компании;

722.1.5 Поддержание базы данных бизнес-процессов Компании (ARIS);

722.1.6 Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов Компании.

722.2 Для достижения установленных целей Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР исполняет следующие обязанности:

2.3.17 Идентифицирует бизнес-процессы Компании;

2.3.18 Поддерживает модели бизнес-процессов Компании в актуальном состоянии, проводит администрирование базы в ПО ARIS;

2.3.19 Производит методологическую поддержку при разработке ВНД, регламентирующих деятельность Компании, проводит консультирование подразделений Компании по вопросам моделирования бизнес-процессов;

2.3.20 Проводит технологическую экспертизу ВНД, разрабатываемых в Компании, на предмет обеспечения соблюдений принятой в Компании методологии описания бизнес-процессов. Проводит анализ целостности и непротиворечивости ВНД с точки зрения полноты входов/выходов и соблюдения стандартов моделирования;

2.3.21 Формирует и поддерживает в актуальном состоянии Единый классификатор бизнес-процессов;

2.3.22 Анализирует бизнес-процессы Компании и выявляет возможность по их оптимизации;

2.3.23 Предлагает решения по оптимизации бизнес-процессов, определяет необходимые мероприятия для внедрения и реализации предложенных решений, формирует соответствующие документы по итогам проведения работ, отслеживает процесс внедрения предложений;

2.3.24 Совершенствует методологию моделирования и регламентации бизнес-процессов в Компании.

723 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР оценивается на основе следующих показателей:

723.1Коэффициент трудовых достижений», который рассчитывается по итогам месяца как агрегированный показатель составляющих: результативность, ответственность, интенсивность, инициативность, который используется для расчета переменной части ежемесячной заработной платы сотрудника.

724 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

724.7 Положение об отделе планирования и развития;

724.20 Настоящая должностная инструкция.

Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

725.1 Исследовать бизнес-процессы Компании, а именно, интервьюировать сотрудников, вести наблюдения за выполнением бизнес-процессов, запрашивать и получать от структурных подразделений, контрольных служб необходимую для работы аналитическую информацию (отчеты, акты проверок, предписания и т. д.), инициировать установку необходимого ПО и предоставление доступа к ИС;

725.2 Вносить предложения по оптимизации бизнес-процессов Компании;

725.3 Вносить предложения о способах организации работ по разработке и внедрению изменений в бизнес-процессах;

725.4 Вносить предложения по совершенствованию методологии и системы регламентации и моделирования бизнес-процессов;

725.5 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;

725.6 Выступать с предложениями по улучшению работы Отдела планирования и развития.

Специалист Группы оптимизации бизнес-процессов ОПР несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

727 Требования к работнику при приеме на работу

Общие требования, обязательные при приеме на работу

Желательно наличие опыта проведения работ по анализу и оптимизации бизнес-процессов, опыта в области разработки и моделирования бизнес-процессов, регламентации деятельности компании

Системность мышления, ориентация на выстраивание/изменение механизмов работы компании, понимание подходов в области анализа и оптимизации бизнес-процессов, навыки разработки и моделирования бизнес-процессов, разработки регламентов бизнес-процессов, способность быстро вникать в ситуации, нацеленность на выявление и решение проблем

Знание специального ПО, технических систем

MS Office, ARIS, BPWin (или иная CASE-система), MS Visio, MS Project

Знание нормативной документации

Желательно знание требований ГОСТ Р ИСО 9001:2001 «Система менеджмента качества»

Владение методологиями разработки и анализа бизнес – процессов IDEF0; IDEF3; ARIS

728 Словарь специальных терминов и сокращений

Внутренний нормативный документ

Группа оптимизации бизнес-процессов

Группа регламентации отдела документооборота и регламентации

(Architecture of Integrated Information Systems) – архитектура интегрированных информационных систем – методология и единая интегрированная среда анализа, моделирования и оптимизации бизнес-процессов.

CASE-система (Computer-Aided Software/System Engineering). CASE-система представляет собой совокупность методологий анализа, проектирования, разработки и сопровождения сложных систем и поддерживается комплексом взаимоувязанных средств автоматизации

Менеджер по бизнес-процессам

Менеджер по бизнес-процессам это специалист, который отвечает за подготовку и совершенствование бизнес-процессов организации, сотрудником которой он числится.

Содержание:

История профессии

Начало прорыва в области качества припадает на период по окончанию событий Второй мировой войны в Японии, когда производители уделяли больше внимания предотвращению дефектов, а не контролю.

В мировых странах изменения активно коснулись данной позиции лишь после распада СССР. Область менеджмента качества на текущий период продолжает стремительно развиваться и совершенствоваться.

На сегодняшний день зафиксировано много случаев, когда работодатели путают обязанности специалистов по качеству с контролерами ОТК.

Особенности профессии

Подобного рода профессионала можно считать внутренним установщиком и контролером правил работ штата всего учреждения, в том числе и руководства.

Менеджер по бизнес-процессам обязан все время следить за неуклонным и своевременным выполнением различного типа нововведений в рабочем процессе.

Обязанности

Основные обязанности менеджера по бизнесу:

• Планирование позиций относительно диагностики бизнес-процессов организации. Тщательное изучение и имитация бизнес-процессов.
• Поиск, рассмотрение и принятие ряда правил, касающихся модернизации бизнес-процессов, детальное исследование корпоративных политик и информационных систем.
• Разработка эффективных вариантов с целью дальнейшего совершенствования процессов.
• Сбор разрешающих работу документов.
• Формулировка технических заданий производителям.
• Проверка эффективности подготовленных и действующих процессов.
• Наблюдение над инвентаризацией магазинов.
• Демонстрация итогов улучшений.
• Консультирование по внедрению ключевых методов совершенствования бизнес-процессов.

Важные качества

Необходимые качеств, которыми должен обладать менеджер по бизнесу:

• высокий показатель работоспособности;
• стрессоустойчивость, бесконфликтность;
• наличие способностей к анализу проблем и рекомендаций;
• гибкость и целостность мышления;
• умение детально доводить к всеобщему сведению необходимую информацию, грамотно и корректно задавать вопросы;
• дисциплинированность;
• самодостаточность;
• умение работать с компьютером;
• обладание навыками работы с различными данными и исследовательскому виду деятельности;
• способность добиваться поставленных перед собой целей.

Читать еще:  Менеджер по продажам вузы

Навыки и знания

Данную профессию можно зачислить в разряд творческих, ведь каждый проект имеет свою специфику и требует индивидуального подхода к разработке. В ходе активной деятельности усовершенствуются навыки общения с людьми, увеличивается число полезных в дальнейшем знакомств, появившихся за счет разработки проектов в различных предприятиях. Труд специалиста своевременно и весьма достойно оплачивается.

Работа специалистов данной области напрямую связана с командировками. Заказчик не всегда способен самостоятельно понять, чем отличаются между собой системы, что приводит к разногласиям и спорам.

Рабочий ритм отличается напряженностью, ведь часто клиенты организации с некоторым опасением относятся к введению новой информационной системы, поэтому не способны быстро сформулировать конкретные требования.

Область ключевых знаний: экономика и информационные системы. Помимо логистики необходимо знать азы управленческого учета, бухгалтерии, IT, психологии, ТК, УК, АК

Перспективы и карьера

Специалисты данного профиля весьма востребованы и могут трудиться в различных отраслях, где требуется логистическое управления. Зачастую должность менеджера по бизнес-процессам существует в рамках самой организации, в которой уже сформирован отдел с обширным спектром обязанностей.

Также возможно привлечение профильных консалтинговых фирм с целью дальнейшего эффективного и своевременного выполнения ранее указанного типа работ на конкретном предприятии.

Обучение

Обязанности относительно совершенствования бизнес-процессов в определенных случаях могут быть не до конца понятными работникам учреждения. Данный факт сигнализирует о необходимости систематического постоянного объяснения и доведения до них информации. Надо уметь находить наиболее оптимальные решения поставленных задач при наличии минимального количества данных.

Оптимизация бизнес-процессов: особенности работы, обучение и трудоустройство

Бизнес-процессы: что это такое и зачем они нужны?

Бизнес-процесс (БП) — это инструкция для нескольких сотрудников, которая описывает конкретные задачи и предъявляет требования к результату, готовый алгоритм или пошаговое руководство. С внедрением проектного подхода работа всех участников процесса становится более четкой и понятной. Если деятельность компании основывается на документированном процессе, появляется возможность тиражировать бизнес.

По данным исследовательской компании GEM, российский бизнес развит слабо. Численность предпринимателей в РФ в несколько раз ниже, чем в государствах-членах БИТРИКС. Активность в коммерческом секторе не превышает 5,75 %. Эксперты считает, что российские предприниматели не владеют навыками построения бизнеса и не используют прогрессивные методики, например, проектный подход и оптимизацию процессов.

Основатель проекта «Бизнес-конструктор» Кирилл Куницкий рассказывает, зачем нужны бизнес-процессы:

Что входит в аутсорсинг бизнес-процессов

Аутсорсинг БП — передача организацией непрофильных бизнес-процессов на обслуживание другой компании. Это делается с целью снижения издержек, которое достигается за счет более высокой компетенции подрядчика в переданных ему задачах. Но передача на аутсорсинг не конкретных задач, а полноценных БД — сложный в реализации процесс. Это требует серьезной подготовки, глубокого предварительного анализа при выборе подрядчика и возможной адаптации БД к передаче.

Виды БП

Разновидности бизнес-процессов выделяются в зависимости от того, к какой области работы предприятия они относятся. Выделяют такие БП:

1. Основные — производство продукции или оказание услуг, продажа товаровуслуг.
2. Дополнительные — процессы, которые обеспечивают дополнительную ценность, или другая деятельность предприятия, которая приносит доход.
3. Вспомогательные — обеспечивающие деятельность основную и дополнительную предприятия.

Вспомогательные делятся на следующие подвиды:

1. Обеспечивающие (бухгалтерия и кадровая служба, закупки сырья, аренда помещений, обслуживание оборудования).
2. БП управления, включая выработку стратегии, планирование и контроль.
3. БП развития (обучение сотрудников, внедрение новых технологий и подходов).

Классификация дает понимание, что является основным для предприятия (БП, который приносит прибыль), а что — вспомогательным. Вспомогательные БП можно передать на аутсорс, снизить по ним издержки собственными силами или упразднить.

Обучение бизнес-процессам и их оптимизации

На должность специалиста по БП работодатели предпочитают брать сотрудника с высшим образованием. В вузах БП и их оптимизации не учат, но желательно экономическое или техническое образование, подготовка в области IT.

Постдипломная подготовка проводится на курсах. Обучение предназначено для младших бизнес-аналитиков, ведущих специалистов, собственников предприятий, программистов и системных аналитиков.

Курсы по бизнес-процессам

Существуют вводные курсы по управлению БП, на которых слушатели изучают основы процессного подхода, получают навыки описания, анализа и совершенствования БП. Есть краткие интенсивы по внедрению определенного инструмента или узкой теме, программы для продвинутых бизнес-аналитиков, в рамках которых изучается язык программирования Python и различные подходы к проведению бизнес-анализа, длительные курсы, охватывающие широкий круг тем (включая менеджмент, экономику и право. методы исследования в бизнесе).

Большинство курсов для специалистов по БП платные, но есть бесплатные вводные программы. Они подходят для получения базы, но материала, который дается в рамках бесплатных курсов по аналитике БП, недостаточно для трудоустройства.

Платные курсы есть очные и дистанционные. В последнем случае слушатели участвуют в вебинарах или получают доступ к видеоурокам. Средняя стоимость комплексных очных курсов — 50-70 тыс. руб. Обучение длится 9-12 месяцев. Онлайн-курсы стоят 20-40 тыс. руб. и длятся 4-6 месяцев.

Тренинги по управлению бизнес-процессами

Семинары и тренинги могут быть организованы руководством компании для своих сотрудников в рамках повышения квалификации или подготовки к внедрению проектного подхода. Специалист может по собственной инициативе участвовать в тренингах, которые проводятся онлайн-школами и центрами повышения квалификации. Такое обучение длится от одного дня до пары недель. На семинарах обычно рассматривается одна узкоспециализированная или несколько связанных тем.

Такой способ повышения квалификации подходит менеджерам по оптимизации БП, которые уже имеют базовые знания и работают по специальности, но стремятся научиться пользоваться новыми инструментами, изучить альтернативные подходы и получить узкие навыки.

Мария Проненко взяла интервью у коуча и бизнесмена Александра Высоцкого, в котором он рассказал об организации бизнес-процессов на предприятии:

Обучение оптимизации бизнес-процессов: пошаговое руководство

Бизнес-аналитик EPAM Ukraine Ксения Жайворонок поделилась рекомендациями о том, как стать специалистом по оптимизации БП. Она рекомендует изучать теорию в полном объеме, учить английский (чтобы претендовать на позицию Junior, нужно знать иностранный язык на уровне не ниже В1) и улучшать навыки взаимодействия с людьми.

Основные задачи специалиста по бизнес-процессам

Специалист по БП в широком понимании занимается оптимизацией деятельности компании. В обязанности такого сотрудника входит следующее:

• изучение внутренних бизнес-процессов компании;
• выявление узких мест (недостатков существующей системы);
• рекомендация рациональных вариантов решения бизнес-задач;
• описание бизнес-процессов и формулировка технических заданий.

В результате работы специалиста по оптимизации бизнес-процессов снижаются издержки и увеличивается доход компании.

Анализ основных бизнес-процессов компании

Менеджер по оптимизации БП проводит качественный и количественный анализ основных и дополнительных БП в организации. Качественный предполагает:

• оценку состояния процесса к требованиям и нормативным актам;
• анализ ресурсов (ПО, персонала и оборудования);
• определение входоввыходов;
• применение методики SWOT.

Читать еще:  Менеджер по питанию должностная инструкция

Количественный анализ — определение и измерение конкретных показателей эффективности. Ключевой показатель эффективности должен быть сформулирован для каждой цели, чтобы установить плановое и мониторить фактические результаты.

Data-driven (подход, основанный на анализе данных) становится все популярнее. По данным аналитической компании Analytics Impact Index, компании используют аналитику для принятия решений или опираются на анализ в поиске областей для максимизации прибыли.

Методика описания БП

Есть разработанные методологии и готовые схемы описания, но каждый специалист использует собственный подход. Сооснователь ecommerce-агентства Kislorod Максим Жуков рекомендует простую схему описания БП силами сотрудников компании:

1. Под каждый процесс выделить рабочую группу — людей, непосредственно участвующих в процессе.
2. Определить шаги БД и выделить только фундаментальные.
3. Описать полный, нормальный процесс со всеми возможными вариантами развития события. Все шаги отразить последовательно.
4. Процесс описывать так, как он выполняется сейчас, но учитывая, что планируется внедрить в ближайшее время.
5. Детализировать крупные шаги, разбить на подпроцессы. Для каждого подпроцесса разработать и использовать чек-листы, которые нужно выполнить прежде, чем перейти к следующему шагу.
6. Протестировать процесс и скорректировать при необходимости. Стабильную версию БП презентовать всему коллективу.

Работа над БП не заканчивается после описания. В ходе рабочего процесса участники могут выявить недочеты системы, продолжить обсуждение и совершенствование схемы. В случае если описанием занимается отдельный специалист, а не сами сотрудники, он должен поддерживать обратную связь с участниками БП.

Разработка бизнес-процессов

Разработка БП обычно предшествует внедрению проектного подхода или автоматизированной системы управления. Аналитик формирует ключевые БП, прорабатывает их с руководством или сотрудниками, моделирует и тестирует на практике. После этого результаты разработки можно внедрять с помощью контрольных карт, специализированного ПО, вовлечения сотрудников и других методов.

Выстраивание бизнес-процессов

Выстраивание и управление последовательностью действий в БП и самими процессами предполагает использование алгоритмов, схем. Эта часть работы специалиста по оптимизации бизнес-процессов предполагает обозначение связей между отдельными процессами и выстраивание общей структуры.

Трудоустройство и зарплата

На HeadHunter открыто более 1000 вакансий для специалистов по оптимизации процессов и бизнес-аналитике в России, более половины предложений приходится на столицу. А по данным HR-агрегатора Trud.com, больше всего сотрудников требуется в Республике Татарстан, Ростовской области и в Камчатском крае. Согласно статистике Trud.com, средняя зарплата специалиста по оптимизации БП в целом по России составляет 82 028 руб.мес., в Москве — 99 775 руб., в Санкт-Петербурге — 77 143 руб.

Для трудоустройства потребуется не только образование, опыт и желание работать. От будущего сотрудника HR-менеджер ожидает портфолио с несколькими кейсами. Это значительно повышает шансы на успешное собеседование.

Специалистом по анализу бизнес-процессов не стать за несколько недель, для этого потребуется планомерная работа. Учиться придется постоянно, поэтому уже на старте стоит привыкать обрабатывать большие объемы информации в короткие сроки — это понадобится в работе.

Оптимизация бизнес-процессов для чайников на примерах

Оптимизация бизнес-процессов — это набор дел, которые можно сделать, чтобы бизнес-процесс работал лучше. Что значит лучше, что это за действия и как их сделать читайте в этой статье. Она большая, приготовьтесь.

Что такое бизнес-процесс

Оптимизация бизнес-процессов требует наличия этих самых процессов. Процесс — это последовательность действий, направленная на получение ценности для заказчика процесса.

Например, вы заказали диван через интернет с доставкой. Диван, который стоит у вас дома — это ваша цель. А у интернет-магазина есть бизнес-процесс, который в итоге должен вам диван довезти.

Процессы можно рисовать (моделировать, подробнее о том как начать это делать) по-разному. Я советую BPMN — это такой набор значков и правил их применения, он одновременно понятный и выразительный. Можно рисовать сложно и передать все нюансы, а можно рисовать просто,чтобы поняли вообще любые люди.

Вот так может выглядеть бизнес-процесс в BPMN

Рисовать такие значки можно бесплатно на сервисе storm, он еще и правила применения проверит. Оптимизация бизнес-процессов, смоделированных в BPMN, удобна — картинки наглядные, и при этом мощные — отобразят любой процесс.

Для оптимизации потребуется картинка процесса и историческая информация о том, как он работает. Картинку можно получить поговорив с коллегами или читая регламенты. Историческая информация разбросана по информационным системам типа 1С, Битрикса, ERP или эксель файлам. Информацию оттуда можно достать с помощью process mining.

Что можно оптимизировать

Оптимизация бизнес-процессов подразумевает, что нам что-то не нравится. Не нравится нам могут:

• Скорость:
• Долго делают конкретную заявку.
• Большая очередь для того, чтобы заявку вообще взяли в работу.
• Стоимость:
• Дорого запустит процесс в работу первый раз.
• Большие затраты на зарплаты внутри.
• Нет заявок. Оборудование, люди и процесс простаивают.
• Отсутствие контроля — когда непонятно, кто что делает и где конкретные заявки.

Оптимизация бизнес-процессов требует, чтобы вы поняли, что вам не нравится. Вам нужна цель, выраженная в числах (именно тут будет полезна историческая информация). Иногда целью может быть один пункт, но часто они связаны. Например: менеджер долго перебивает заявку из почты в 1с, а мы ему еще и платим за это зарплату.

Оптимизация бизнес-процессов — главный секрет

Если менеджер долго перебивает заявку в 1с, а мы ему за это платим деньги — кажется логичным эту задачу заменить автоматизацией. Но автоматизация тоже стоит денег, сил и времени. Практически у каждого действия, которые мы можем предложить как оптимизацию, есть положительные и отрицательные эффекты.

Оптимизация бизнес процессов это игра с ненулевой суммой: это значит что можно предпринимать такие действия, которые что-то улучшают сильнее, чем портят.

Предоставьте, что у ваших действий есть характеристика А, которая измеряется в «полезностях». Она состоит из пользы минус вред.

А=Польза-Вред.

При этом таких А у вас много:

А1=Польза1-Вред1.

и сами «пользы» и вредности состоят в каких-то своих отношениях

Польза=Польза*4/Польза1*Вред2.

Ваша задача при оптимизации бизнес-процессов — найти такие отношения и выбрать самые лучшие А в граничных условиях и целях оптимизации.

Граничные условия — это, например, деньги. Всю неэффективность в процессах можно засыпать деньгами, приставив к каждому клиенту по персональному менеджеру с MBA. Только клиенты не будут за это платить деньги, если им это не нужно.

Поэтому оптимизация бизнес-процессов требуется практически везде.

Как внедрять оптимизацию бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов сложная задача — сесть и понять все связи в бизнесе за раз и придумать идеальный процесс невозможно — связей слишком много. А если сесть и все таки начать во всем разбираться, то информация, полученная в начале изучения станет неактуальной. Поэтому необязательно пытаться найти связи аналитически, делать это можно и эмпирически.

Читать еще:  Менеджер по связям с инвесторами

Для понимания того, работают ли наши действия и какие существуют связи мы можем проводить эксперименты: ставим небольшую цель оптимизации, понимаем в цифрах ее значение сейчас и понимаем кого значения хотим добиться. А после осуществляем наш эксперимент и смотрим что получилось.

Например, хотим сократить скорость обработки запроса на диван. Сейчас это 96ч. В качестве действия решили заранее готовить каркасы самых популярных моделей. В итоге сократили срок до 78 ч. Хорошо это или нет? Кажется да, но у нас вырастут запасы готовых каркасов — а это замороженные деньги.

Поэтому когда мы делаем даже небольшие эксперименты, следить нужно за всеми показателями процесса(сроки, затраты, очередь на исполнение процессов и т.д.). В США существует центр, в котором для всех типовых процессов придумали метрики, можно ориентироваться на них. Вот перевод от коллег из ELMA.

Это центр производительности и качества процессов в США, они придумывают метрики для базовых процессов. По ссылке можно посмотреть перевод.

Здравый смысл и оптимизация бизнес-процессов

Полагаться на логику и здравый смысл в вопросах оптимизации бизнес-процессов опасно. Об это много сказано в книге Голдратта «Цель».

Оптимизация бизнес-процессов интересно рассмотрена в этой книге

Скажем, некие детали нужно обработать на станке. Перед этой обработкой станок нужно целый час настраивать именно для неё. А для других деталей нужно целый час перенастраивать по-другому. Очевидно, что рационально группировать детали по кучкам: один раз настроили станок по-первому и обработали всю первую кучку; потом по-второму и обработали всю вторую; и так далее. А вот перенастраивать туда-сюда и обрабатывать разные детали по одной — неэффективно, потому что теряется много времени на перенастройку, во время которой станок простаивает. Согласны?

А вот и попались! Мы вообще никак не можем судить о том, что эффективнее, глядя на один этот станок, потому что это одна из ста работ на конвейере! Возможно, из-за того, что мы экономим на перенастройке этого станка, у нас вторая кучка лежит и ждёт своей очереди на обработку, в то время, когда весь остальной завод стоит и ждёт именно эту вторую кучку. И на самом деле мы своей «оптимизацией» сделали этот станок узким местом, хотя он мог бы, даже с учётом затрат времени на перенастройку, своевременно обеспечивать следующие этапы производства «исходниками».

Поэтому нужно держать «большую картинку» происходящего в голове или диаграммах.

Примеры конкретных оптимизаций бизнес-процессов и их влияния

Я разделяю примеры ниже на 3 категории:

1. Оптимизация уровня процесса — это когда мы как-то меняем схему выполнения процесса. Например, звонили клиенту перед встречей, а теперь стали слать СМСку.
2. Оптимизация среды — это когда меняется что-то вокруг процесса. Понизили цену на товар, заменили сотрудников на более дешевых.
3. Оптимизация задачи — это когда мы взяли одну конкретную задачу в процессе и улучшили её. Например, задача «Проверить корректность паспорта» — человек долго разбирается в фотографиях паспорта, поэтому мы натравили робота и задачи стали выполнятся быстрее.

1. Автоматизириуй (оптимизация задачи)

• Смысл

Вместо того, чтобы люди делали что-то руками (копировали информацию, составляли счета) нанимаем и программистов и они пишут программу, которая это делает за людей.

• Польза

1. Уменьшится срок исполнения процесса.
2. Уменьшится стоимость обработки одного процесса.
3. Освободятся людские ресурсы, что потенциально дает возможность обслуживать больше процессов теми же усилиями.

• Вред

1. Вырастет капитальная стоимость процесса — нужно найти программиста, сформулировать задачу и т.д.
2. Нужно поддерживать написанную программу, т.е. нужны ресурсы разработчика и администратора.

• Когда применять

Массовые операции, измеряются тысячами повторений в день. При этой оптимизации вы обмениваете операционные затраты на зарплату людей внутри процесса на зарплату программистов вне процесса. И ускоряете процесс.

Представьте, что у вас есть бизнес-процесс

Оптимизация бизнес-процессов — пример

Каждая стрелочка — это передача информации следующему участнику процесса. Если у вас нет автоматизации, то передаваться информация будет по почте, телефону, телеграмму или устно. Это занимает время, ненадёжно и это очень сложно контролировать. Если автоматизировать процесс с помощью BPMS, то вы решите эти проблемы.

2. Пусть сделает потребитель (оптимизация процесса)

• Смысл

Часть задач по бизнес-процессу перекладываем на того, кто его заказывает. Пусть клиент сам собирает себе еду (супермаркет), оформляет полную подробную заявку на кредит (банки) или описывает что произошло в подробном заявлении (судебная система).

• Польза

1. Уменьшится срок исполнения процесса.
2. Уменьшится стоимость обработки одного процесса .
3. Освободятся людские ресурсы, что потенциально дает возможность обслуживать больше процессов теми же усилиями

• Вред

1. Потеря в конверсии — однозначно какие-то клиенты не захотят разбираться во всех ваших формах данных и уйдет к конкуренту.
2. Рост операционных затрат, т.к. данные от клиентов нужно обязательно проверять.
3. Снижение лояльность клиентов.

• Когда применять

Когда клиент не может отказаться от ваших услуг — вы государство или монополист. Или это сервисные процессы, например обмен товара по гарантии. Так же можно применять при огромном количестве процессов, когда вам выгодно, чтобы не любой «интересующийся» занимал ваши ресурсы в процессе.

Заявка на кредит на сайте банка. Как клиенту, вам придется заполнить кучу полей. Собирать их по телефону или при встрече банку было бы дорого. Банк немного теряет в конверсии (что лечится), но получает информацию, с которой сразу выполняет процесс.

3. Все за потребителя (оптимизация уровня процесса)

• Смысл

Противоположная пункту №2 оптимизация. Делаем всё за клиента, ему достаточно проявить малейший интерес к продукту.

• Польза

1. Рост конверсии.
2. Рост лояльности

• Вред

1. Увеличение срока процесса.
2. Рост операционных затрат на обработку заявок.

• Когда применять

1. Стоимость вашего продукта высока.
2. Продукт-процесс предполагают такой сервис.
3. Имеется простой в операционных ресурсах и их нечем нагрузить.
4. Проблемы с количеством заявок и нужно обработать все.

• Пример

Шубы в Турции. Вы только войдете в магазин — вас усадят, будут вам носить шубы, поить чаем и рассказывать какой классный у продавца продукт.

3. Неблокирующий контроль(оптимизация уровня процесса)

• Смысл

Заменяем необходимость согласовывать заявкидокументы и т.д. на просмотр результатов выполнения таких заявок.

• Польза

1. Ускорение процесса.
2. Сокращение операционных затрат.

• Вред

1. Потенциально рост «мусорных» процессов, которые не стоило делать.

• Когда применять

1. Согласование номинально.
2. Стоимость обработки одной заявки низкая.
3. Уже есть согласующие.
4. Согласование носит характер «Ок НЕ ОК», а не принятие решений.
5. Можно применять на маленьких суммах, или если заявку подает руководитель и т.д.

• Пример

Вот так выглядит процесс до оптимизации

А вот здесь мы внедрили еженедельный пост-контроль

Источник: start-365.ru